Monatliche Rechnungen generieren - Wiederkehrende Rechnungen über die Shopsoftware


 

Unter dem Menüpunkt "Faktura/Wiederkehrende Zahlungen/Monatliche Rechnungen generieren" werden alle offenen Rechnungen für monatliche Zahlungsintervalle in der Shopsoftware aufgelistet. Wenn ein Kunde einen Artikel bestellt, für den monatliche Raten vorgesehen sind, erscheint hier also jeden Monat zum entsprechenden Abrechnungstag eine neue offene Rechnung, bis das Abonnement deaktiviert wurde. Alternativ können Sie unter "Faktura/Erfassung" auch eine neue Rechnung manuell in der Shopsoftware erfassen, einen Artikel als Position hinzufügen und einen monatlichen Zahlungsintervall festlegen. Achten Sie hierbei jedoch darauf, erst den Artikel und danach den Zahlungsintervall auszuwählen, da der Intervall bei Artikeln, für die standardmäßig eine einmalige Zahlung vorgesehen ist, sonst wieder auf "einmalig" springt. Auch für manuell erfasste Rechnungen mit monatlichen Zahlungsintervallen werden regelmäßige Monatsabrechnungen erstellt. Es bietet sich daher an, täglich zu überprüfen, ob neue offene Monatsrechnungen verfügbar sind.

 

 

Die Übersicht der offenen Monatsrechnungen in der Shopsoftware


Im Menü "Faktura/Wiederkehrende Zahlungen/Monatliche Rechnungen generieren" finden Sie zunächst die Übersicht aller Zeiträume, für die eine offene Monatsabrechnung vorliegt. Wann eine solche Monatsabrechnung offen wird, hängt von den Einstellungen der ursprünglichen Rechnung ab, dort können Sie den Beginn des Leistungszeitraums sowie das Fälligkeitsdatum festlegen. Ein Klick auf die Rechnungsnummer unter "Erstrechnung" öffnet die ursprüngliche Rechnung.
 

Die Auswahl eines Leistungszeitraums in der Shopsoftware


In der letzten Spalte der Übersicht finden Sie das Datum für den jeweiligen Leistungszeitraum. Um eine Monatsabrechnung für diesen Zeitraum auszuwählen, markieren Sie den gewünschten Eintrag, indem Sie einen Haken in den Auswahlkasten unter "Aktion" setzen. Um alle Einträge der Übersicht auszuwählen, genügt ein Klick auf "alle". Ein Klick auf "keine" hebt die Auswahl dagegen auf.
 

Erstellen von Monatsabrechnungen in der Shopsoftware


Nachdem Sie die Leistungszeiträume ausgewählt haben, für die Sie eine Monatsabrechnung erstellen wollen, können Sie in der Auswahlliste unter der Übersicht eine E-Mail-Vorlage auswählen. Die Vorlagen können in der Shopsoftware unter "Texte/Email Vorlagen" eingesehen und bearbeitet werden. Klicken Sie nun auf "Rechnungen schreiben und versenden". Beachten Sie, dass der Kunde eine manuell erfasste Rechnung nur dann per E-Mail erhält, wenn Sie bei der Rechnungserfassung eine E-Mail-Vorlage ausgewählt haben.


 

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